Terlepas
dari suka atau tidaknya Anda terhadap rutinitas rapat, Anda tetap harus
melaksanakannya sebagai bagian dari kegiatan menjalankan usaha. Sering
rapat itu memiliki berbagai sebutan dan bentuk, misalnya meeting,
pertemuan, pitching, dan sebagainya. Bahkan rapat juga bisa
dilakukan melalui koneksi Internet yang biasa menggunakan video
conference atau Google Hangout. Tujuan pelaksanaan rapat pun sangat
bervariasi.
Namun,
jika Anda merasa membuang-buang waktu dalam mengadakan berbagai macam
rapat, ada baiknya Anda mulai menerapkan tips berikut ini.
Pertama, Anda harus memiliki draft atau catatan awal mengenai kebijakan rapat
dan berikan pada semua peserta rapat. Minta moderator rapat untuk
berbicara hanya jika diperlukan (sekitar 25% dari waktu pertemuan) dan
semua peserta rapat harus berkontribusi. Tidak ada dominasi atau
pengasingan terhadap peserta. Masukan harus singkat dan padat serta
jelas. Moderator harus tegas saat pembicaraan terlalu bertele-tele. Dan
rapat harus menunjukkan hasil.
Kedua, hanya perbolehkan mereka yang benar-benar berkepentingan
yang dilibatkan dalam rapat. Ini terutama berlaku untuk rapat yang
membutuhkan keputusan final yang menentukan. Jangan libatkan pihak-pihak
yang kurang memiliki hubungan atau kepentingan, atau yang wewenangnya
tidak relevan.
Ketiga,
selalu tulis agenda tertulis mengenai topik rapat dan bersikaplah
realistis saat harus rapat dalam waktu tertentu. Jangan sampai Anda
menjejalkan terlalu banyak agenda dalam waktu yang terlalu sempit.
Keempat,
untuk rapat yang berlangsung sepanjang hari atau rapat yang
diselenggarakan dengan menggunakan jeda, tugaskan seseorang yang bisa
mencatat alur tanya jawab dalam diskusi rapat. Pecahkan masalah jika
memungkinkan selama rapat berlangsung karena itu akan meminimalkan
kewajiban untuk menindaklanjuti setelah rapat. Segera selesaikan yang
bisa diselesaikan selama rapat.
Kelima,
jadwalkan sesi tanya jawab di akhir pertemuan. Ini memastikan diskusi
akan tetap berjalan di jalur yang seharusnya dan tetap memungkinkan
peserta mengeluarkan opini.
Keenam,
tindaklanjuti rapat-rapat kecil dengan sebuah ringkasan dan daftar
tindakan yang harus mencakup nama-nama orang yang bertanggung jawab dan
tanggal tenggat waktu. Lakukan tindak lanjut segera.
Ketujuh,
sediakan waktu istirahat jika rapat terlalu lama. Jadi Anda bisa
melakukan hal-hal penting lain seperti memeriksa email dan pesan penting
lain tanpa harus melakukan multitasking.
Kedelapan,
ingatkan para peserta untuk mengikuti etiket rapat virtual. Rapat
secara virtual membuat jadwal lebih mudah dan meminimalkan biaya lain.
Berapa yang bisa kita hemat dengan mengadakan rapat melalui sambungan
Internet?
Kesembilan,
jangan lupa menyediakan teknisi jika rapat harus menggunakan perangkat
teknologi yang lumayan membutuhkan waktu dan ketrampilan saat menyiapkan
dan menjalankannya. Waktu rapat akan habis jika Anda harus melakukan
semua itu sendiri.
Kesepuluh,
pertimbangkan untuk menjadwal ulang rapat sehingga dalam satu hari
dalam seminggu Anda bisa terbebas sepenuhnya dari rapat. Tegaslah untuk
menolak ajakan dan undangan rapat di hari itu.
